<html lang="fi"><head><title>Hangonsillan monitoimihallin hankinnan käynnistäminen</title><link rel="stylesheet" type="text/css" href="/ktweb/css/valmu.css" /></head><body><main><header><div class="logoteksti" >Hyvinkään kaupunki</div><p>Kaupunginhallitus<br>8.4.2024 § 79<br>8/2024<br>Julkinen<br></p></header><h1>§ 79 Hangonsillan monitoimihallin hankinnan käynnistäminen</h1><h2>Asianumero</h2><p>HYD/999/10.03.02.00/2023</p><h2>Valmistelija</h2><p>Kiinteistöjohtaja Nikkanen Antti p.040 661 3744</p><h2>Muut valmistelijat</h2><p>Jani Saarinen, Vison Oy</p><h2>Esittelijä</h2><p>Kaupunginjohtaja Luukkonen Johanna </p><h2>Valmisteluteksti</h2><p><strong>Valmistelun tilanne<br /></strong><br />Kaupunginvaltuuston päätösten mukaisesti (KV 9.10.2023 § 89 ja KV 13.11.2023 § 108) Hangonsillan monitoimihallin rakentamista on valmisteltu yhdessä Laurea-ammattikorkeakoulu Oy:n kanssa. Kaupungin ja Laurea-ammattikorkeakoulu Oy:n välinen yhteistoimintasopimus on allekirjoitettu 26.2.2024.<br /><br />Monitoimihallin suunnitelmia on suunnittelun edetessä muutettu niin, että liikuntakenttien mitoitusta on kasvatettu vastaamaan sisäpelilajien virallisia vaatimuksia. Salin mitoituksen muutos edellytti laajoja muutoksia ensimmäisen kerroksen tilajärjestelyissä ja sitä kautta koko monitoimihallin tilajärjestelyissä. Monitoimihallin suunnitelmien tarkoituksenmukaisuus on varmistettu laajalla käyttäjäyhteistyöllä sekä monialaisen suunnitteluryhmän toimesta. Monitoimihallille haetaan ympäristösertifikaattia (tavoitteena LEED-Gold taso, esiselvitys liitteenä). Ympäristösertifioitu rakennus on turvallisempi ja houkuttelevampi sijoituskohde. Monitoimihallin tämän hetken suunnitelmat ovat liitteenä. Myös Laurea on omalta osaltaan hyväksynyt tämän vaiheen suunnitelmat ja hankinnan käynnistämisen.<br /><br />Hallin toteutus edellyttää poikkeamista asemakaavasta. Poikkeuslupahakemus on jätetty kaavoitukseen 25.3.2024. Monitoimihallin pysäköinti tullaan järjestämään erillisessä pysäköintilaitoksessa, jonka toteutuksen valmistelu on käynnissä. Pysäköintilaitoksen hankesuunnitelma tuodaan päätöksentekoon erillisenä asiana. Alueen liikennejärjestelyiden osalta suunnittelu jatkuu ja päätökset liikennejärjestelyiden osalta tehdään rakennushankkeen kehitysvaiheessa.<br /><br />Monitoimihallin toteuttaminen edellyttää tontin kuivatusta ja esirakentamista. Tontin kuivatus voi viedä asiantuntija-arvion mukaan jopa 6-12 kuukautta. Mikäli kuivatus käynnistetään vasta rakennusurakan alkamisen yhteydessä, voi hankkeen toteutus viivästyä. Tästä syystä kuivatus on tarkoitus käynnistää pikaisesti. Kuivatuksen ja esirakentamisen kustannusarvio on 300 000-500 000 euroa, vertailuhintana on käytetty Hangonsillan uuden koulun ja päiväkodin tontin kuivatusurakkaa. Koska hankkeen investointipäätöstä ja Laurean vuokrasopimusta ei vielä ole tehty, joudutaan kuivatusurakka tekemään kaupungin riskillä. Mikäli monitoimihalli ei toteutuisi, ei kuivatusurakka hyödyttäisi investointihanketta, vaan jäisi kaupungin tappioksi. Mikäli hanke ei toteudu, ei Laurea osallistu kuivatusurakan kustannuksiin. Kutenkin tontille tehtävä esirakentamisen parantaa tontin rakennettavuutta, jonka kautta työ aktivoituu tontin arvoon ja investoinnille saataisiin kate tontin jatkokehityksen yhteydessä. Hankinnasta päätetään erikseen hallintosäännön mukaisesti, riippuen urakkatarjouksen lopullisesta arvosta. Hankinta rahoitetaan vuoden 2024 talousarviosta monitoimihallin kustannuksista.<br /><br />Päätökset monitoimihallin liiketoimintamallin ja ulkopuolisten operaattoreiden osalta on tarkoitus tehdä rakennusurakan kehitysvaiheessa. Ravintolaoperaattorin kilpailuttaminen tehdään yhteistyössä Laurean kanssa. Tässä suunnitteluvaiheessa liikuntatilojen ja tapahtumajärjestämisen suunnitelmat perustuvat kaupungin omien ja hankkeen asiantuntijoiden näkemyksiin. Esitettävät suunnitelmaratkaisut vastaavat kaupungin hankkeelle asettamia tavoitteita.<br /><br />Tämän vaiheen suunnitelmissa monitoimihallin varuste-, väline-, ja järjestelmähankinnat on tarkoitus toteuttaa osana rakennushanketta investointimäärärahoista. Hankintarajauksia on tarkoitus täsmentää kehitysvaiheessa. Osana monitoimihallin hankintaa on tarkoitus kilpailuttaa monitoimihallin käyttöön uusi tilavaraus- ja asiakaspalvelujärjestelmä, joka on tarkoitus toteuttaa leasing- tai palveluhankintana. Tämä järjestelmähankinta saattaa vaikuttaa myös muuhun kaupungin tilavaraustoiminnan järjestämiseen. <br /><br />Hankkeesta tehdään jatkuvaa kustannuslaskentaa. Tämän hetken laskennan mukaan hankkeen kustannustaso on 40,5-44,0 milj. euroa hankevarauksineen, riippuen toteutuksen laajuudesta, laatutasosta sekä hankintarajauksista. Hankkeelle varattua määrärahaa ei ole tarvetta muuttaa, vaan hanke toteutetaan 42,1 milj. euron määrärahojen puitteissa. Hallin järjestelmien laatutasoa ja/tai hallin laajuutta voidaan muuttua kehitys- ja toteutusvaiheissa hankkeen kustannustason mukaan. Kustannuslaskenta on salainen (JulkL 621/1999 § 24), koska se sisältää tietoja, joiden julkaiseminen voi aiheuttaa kaupungille taloudellisia tappioita hankinnan toteutuksessa.<br /><br />Monitoimihallin on tarkoitus toimia valmistuttuaan yhtiömuotoisesti. Yhtiöiden perustaminen on tällä hetkellä käynnissä. Tarvittavat yhtiöihin liittyvät tehtävät toteutetaan rakennusurakkahankinnan kehitysvaiheessa. Tuleva omistusmalli huomioidaan hankinnan toteutuksessa.<br /><br /><strong>Riskianalyysi<br /><br /></strong>Hankkeen päätöksenteossa on syytä huomioida jatkuva riskienhallinta. Tämän hetken olennaisia riskejä ovat mm. seuraavat:<br /><br /><ul><li>Hankkeelle on haettu poikkeamislupaa asemakaavasta. Kaavapoikkeamasta voidaan valittaa.</li><li>Monitoimihallin toteuttamisen kustannukset perustuvat kustannuslaskentaan. Toteutuva kustannus voi poiketa laskennallisesta ja rakentamisen suhdanne voi muuttua rakennushankkeen aikana.</li><li>Monitoimihallin operaattorin hankinta ja palveluntuottajahankinnat ovat kesken. On mahdollista, että soveltuvaa operaattoritoimijaa ei löydy tai tarvittavia palveluntuottajia ei ole tarjolla.</li><li>Monitoimihalli edellyttää toimivaa tilavaraus- ja asiakaspalvelujärjestelmää. Järjestelmän kilpailutus voi epäonnistua.</li><li>Monitoimihalli on suunniteltu kaupungin vision ja tarpeiden pohjalta. Esitetty konsepti ei välttämättä vastaa markkinoiden tarpeita.</li><li>Monitoimihallin toteuttaminen edellyttää mm. hankintapäätöksiä sekä viranomaispäätöksiä. Päätöksistä voidaan valittaa.</li><li>Monitoimihallin omistaja- ja operaattoriyhtiöitä ei vielä ole perustettu. Yhtiöiden toiminnan ylösajo voi aiheuttaa ristiriitoja hankkeen toteutuksessa.</li><li>Monitoimihallista ei ole tehty vuokraus- tai käyttösopimuksia kaupunkikonsernin sisällä. Sopimusten puute voi aiheuttaa osaoptimointitilanteen sekä epäselviä vastuurajapintoja.</li><li>Mahdolliset muutokset hankkeen toteutusorganisaatiossa tai hankinnan tavoitteissa hankinnan käynnistämisen jälkeen voivat aiheuttaa haasteita toteutusvaiheessa.</li></ul><strong><br />Toteutusmuodon ja hankintamenettelyn valinta<br /></strong><br />Hangonsillan monitoimihallin toteutus on edennyt hankintaprosessin suunnitteluun. Liitteenä esitys hankinnan toteuttamisesta. Esitys on salainen (JulkL 621/1999 § 24), koska se sisältää tietoja, jotka liittyvät myöhemmin erikseen julkaistavaan hankintaan.<br /><br />Hyvinkään kaupunki ja Laurea-ammattikorkeakoulu toteuttivat tammikuussa 2024 hankkeen toteutusmuotoselvityksen. Lisäksi hankkeen toteutusmuodosta ja hankintamenettelystä järjestettiin erikseen markkinainfotilaisuus 26.1.2024, johon osallistui noin 30 henkilö 12 eri yrityksestä. <br /><br />Toteutusmuotoselvityksen ja yrityksille toteutetun nettikyselyn tulosten perusteella toteutusmuodoksi valittiin yhteistoiminnallinen projektinjohtourakka ja hankintamenettelyksi neuvottelumenettely. Valitulla toteutusmuodolla tilaaja (kaupunki ja Laurea yhdessä) kilpailuttaa projektinjohtourakoitsijan neuvottelumenettelyllä vertailuperusteina tarjoajien kyvykkyys ja projektinjohtopalkkio (projektikate).<br /><br />Hankintapäätöksen jälkeen tilaaja ja projektinjohtourakoitsija käynnistävät hankkeen kehitysvaiheen hankkeen sisällön, laajuuden ja laatutason määrittämiseksi ja tavoitebudjetin asettamiseksi. Tilaaja tekee tämän jälkeen päätöksen tavoitebudjetin vahvistamisesta ja toteutusvaiheen käynnistämisestä. Tavoitebudjetti ei ole kiinteä urakkahinta, vaan urakan toteuttamista ohjaava tavoite, jonka ylitys jaetaan tilaajan ja urakoitsijan kesken. Kehitysvaiheessa myöhemmin määritettävän kattohinnan ylittämisestä vastaa urakoitsija yksin.<br /><br />Kehitysvaiheen käynnistyessä vastuu kehitysvaiheen johtamisesta ja suunnittelun ohjauksesta siirtyy projektinjohtourakoitsijalle. Kaikki suunnittelu ja rakentaminen toteutetaan tiiviissä yhteistoiminnassa tilaajien, käyttäjien, suunnittelijoiden ja urakoitsijan kesken. Lisäksi urakoitsija tekee kaikki hankintapäätöksensä yhteistoiminnassa tilaajan kanssa. Myös hankkeen suunnittelijoiden sisällyttämistä kannustinjärjestelmään selvitetään.<br /><br />Toteutusmuodon kaupallisten ehtojen mukaan hanke budjetoidaan ja sen kustannukset kohdistetaan ja laskutetaan open book -menettelyllä perustuen todellisiin kustannuksiin ja näiden päälle maksettavaan palkkioon. Hanketta ohjataan yhteisin tavoittein siten, että osapuolet jakavat hankkeen riskejä ja hyötyjä perustuen tavoitteista johdettaviin kannustimiin (bonus/sanktio).<br /><br /><strong>Hankinnan suunnittelu<br /></strong><br />Tilaaja on käynnistänyt helmikuussa 2024 hankinnan suunnittelun tavoitteena hankintaprosessin ja sen vaiheiden täsmentäminen, hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön sekä sopimusasiakirjojen ja tarvittavien teknisten liitteiden laatiminen sekä hankinnan organisointi ja resursointi.<br /><br />Hankkeen toteutusmuoto- ja hankintakonsulttina toimii Vison Oy.<br /><br /><strong>Hankinnan läpivienti<br /></strong><br />Hankinta on suunniteltu käynnistettäväksi 15.4.2024 julkaistavalla hankintailmoituksella siten, että hankintapäätös voitaisiin tehdä syyskuun lopussa. Hankkeen kehitysvaihe käynnistyisi lokakuussa ja sen tuloksena syntyvä toteutussuunnitelma tuotaisiin kaupunginhallituksen vahvistettavaksi maalis-huhtikuussa 2025. Rakentaminen voisi käynnistyä välittömästi tämän jälkeen. Käyttöönotto voisi näin tapahtua loppuvuodesta 2026. Rakentamisen tarkempi aikataulu täsmentyy hankintaprosessin aikana. Hankkeen yleisaikataulu on liitteenä.<br /><br />Hankinnan vaiheet ja määräajat on suunniteltu seuraavasti:<br /><br /><ul><li>16.5.2024 osallistumisilmoitusten jättö</li><li>22.5.2024 tarjoajien valinta ja tarvittaessa karsinta 3-5 tarjoajaan</li><li>18.6.2024 alustavien tarjousten jättö</li><li>25.6.2024 kolmen parhaan tarjoajan valinta tarjousneuvotteluihin</li><li>20.8.-6.9.2024 tarjousneuvottelut (sopimusneuvottelut ja kehitystyöpajat)</li><li>10.9.2024 lopullisen tarjouspyynnön julkaisu</li><li>23.9.2024 lopullisten tarjousten jättö</li><li>30.9.2024 hankintapäätös</li></ul><br />Tarjoajat (3-5) on suunniteltu valittavan perustuen yritysreferensseihin vastaavista hankkeista ja toteutusmuodosta.<br /><br />Tarjoajien määrän karsinnan valmistellaan perustuvan nimettävään projektitiimiin ja tiimin omiin referensseihin sekä lopullisten tarjoajien kehitystyöpajoissa arvioitavaan projektinjohto- ja yhteistoimintakykyyn sekä lopullisissa tarjouksissa tarjottaviin palkkioihin. <br /><br /><strong>Rakennusurakan kehitysvaihe<br /></strong><br />Hankintapäätöksen jälkeen tilaaja ja projektinjohtourakoitsija käynnistävät hankkeen kehitysvaiheen, jonka tavoitteena on hankkeen sisällön, laajuuden ja laatutason tarkempi määrittely sekä tavoitebudjetin asettaminen. Kehitysvaihe toteutetaan yhteistyössä tilaajan, eri käyttäjäryhmien, suunnittelijoiden ja urakoitsijan kesken. Vaihe päättyy toteutussuunnitelman ja sen tavoitebudjetin vahvistamiseen.<br /><br />Mikäli sopimusosapuolet eivät onnistu tehtävässään, voi tilaaja päättää kehitysvaiheen jatkamisesta tai keskeyttämisestä. Myös urakoitsija voi vielä tässä vaiheessa vetäytyä hankkeesta, mikäli sopimusosapuolet eivät pääse yhteisymmärrykseen hankkeen sisällöstä ja tavoitebudjetista.<br /><br />Tilaaja tekee tämän jälkeen erikseen päätöksen tavoitebudjetin hyväksymisestä sekä toteutusvaiheen käynnistämisestä. Varsinainen rakentaminen käynnistyy tässä vaiheessa arviolta maalis-huhtikuussa 2025.<br /><br /><strong>Hankinnan ja kehitysvaiheen päätöksenteko</strong><br /><br />Hankintaan liittyvät keskeiset päätökset ovat toteutusmuodon ja hankintamenettelyn valinta, hankinnan periaatteiden määrittely (tarjoajien valinta. ja tarjousten vertailuperusteet) sekä hankinnan käynnistäminen.<br /><br />Hankintaprosessissa tulee tehdä valituskelpoiset päätökset 3-5 tarjoajien valinnasta, tarjoajien karsinnasta sekä hankintapäätös tarjouskilpailun voittajasta.<br /><br />Kehitysvaihe käynnistetään erillisellä kattohintaan tai tavoitebudjettiin perustuvalla tilauksella sen jälkeen, kun osapuolet ovat yhdessä vahvistaneet kehitysvaiheen aikataulun ja tavoitebudjetin. Kehitysvaiheen lopuksi laadittava toteutussuunnitelma ja sen tavoitebudjetti tuodaan erikseen kaupunginhallituksen ja Laurean päätettäväksi.<br /><br /><strong>Hankinnan ja kehitysvaiheen kustannukset<br /></strong><br />Hankinnan kustannukset muodostuvat tilaajan konsultin ja aiemmin hankitun rakennuttajakonsultin kustannuksista sekä tilaajan oman työn kustannuksista. Hankinnan kustannusarvio on noin 75 000 euroa ilman oman työn osuutta.<br /><br />Kehitysvaiheen kustannukset muodostuvat tilaajan aiemmin kilpailuttamien suunnittelijoiden suunnittelutyön kustannuksista sekä urakoitsijan projektinjohdon, hankkeen kehittämisen, hankintavalmistelujen sekä muiden asiantuntijatehtävien ja rakentamisen valmistelevien töiden kustannuksista. Kehitysvaiheen kustannusarvio on 1,2-1,8 milj. euroa, josta suurin osa on tilaajan suunnittelun kustannuksia. Urakoitsijan ja muiden konsulttien kustannuksiksi arvioidaan tässä vaiheessa noin 350 000 - 750 000 euroa. Kehitysvaiheen kustannusarvio tarkentuu hankinnan edetessä ja lopullisissa tarjouksissa. Kehitysvaiheen kustannustaso sovitaan lopullisesti hankintapäätöksen yhteydessä.</p><h2>Esitys</h2><p>Kaupunginhallitus päättää<br /><ul><li>hyväksyä liitteet 1-5, jotka muodostavat kaupungin ja Laurean välisen yhteistoimintasopimuksen mukaisen hankesuunnitelman</li><li>valtuuttaa tilakeskuksen käynnistämään Hangonsillan monitoimitalon urakoitsijan hankinnan neuvottelumenettelyllä esittelytekstin ja liitteiden mukaisesti</li><li>valtuuttaa kiinteistöjohtajan tekemään hankintaprosessin edellyttämät välipäätökset mm. tarjoajien poissulkemisesta ja tarjoajien valinnasta neuvottelumenettelyyn.</li><li>valtuuttaa tilakeskuksen toteuttamaan monitoimihallin tontin kuivatus- ja esirakentamisurakan ennen monitoimihallin lopullisen investointipäätöksen tekemistä.</li></ul></p><h2>Päätös</h2><p>Hyväksyttiin esityksen mukaan.</p><h2>Liitteet</h2><p>1. Hangonsillan monitoimihalli - LEED Esiselvitys<br />2. Hangonsillan monitoimihalli - ARK suunnitelmat 04-04-2024<br />3. Kustannuslaskentaraportti Hangonsillan monitoimihalli 20240403<br />4. Hankeaikataulu_20240403<br />5._hangonsilta_toteutusmuoto_ja_hankintaprosessi_20240403</p><h2>Täytäntöönpano</h2><h3>Toimenpiteitä varten</h3><p>Tilakeskus<br />Jarmo Vakkila<br />Juha Heikkilä</p><h3>Tiedoksi</h3><p>Tekninen lautakunta<br />Kulttuuri- ja hyvinvointilautakunta</p><h2>Muutoksenhaku</h2><p>Oikaisuvaatimus</p><div><a href="javascript:history.go(-1);" class="paluu">« Palaa edelliselle sivulle</a></div></main></body></html>